香港文具展的採購策略:如何在 2500 家展商中找到最佳供應商

上個月老闆跟我說「下週香港國際文具展開幕,你去看看有沒有適合的供應商」。我問他「你有什麼具體需求」,他說「就隨便看看,有好的就談談」。我心想「2500 家展商,隨便看看要看到什麼時候」。

做了七年採購經理,我參加過十幾次香港國際文具展,發現很多人都是「隨便看看」,結果逛了三天,拿了一堆名片,回公司後卻不知道要跟誰合作。今天我想分享一些實戰經驗,教大家如何在香港文具展中「高效採購」,找到最適合的供應商。

展前準備:明確需求,鎖定目標展商

很多人以為「參展就是去現場看看」,其實展前準備比現場參觀更重要。如果你沒有明確需求,去現場只會「眼花撩亂」,浪費時間。

我的展前準備分三步:明確需求、研究展商、預約會面。

明確需求是指列出「採購清單」,包括產品類型、數量、預算、交期、品質要求。舉個例子,我們公司去年要採購企業禮品筆記本,我列出的需求是:A5 尺寸、精裝、100 頁、MOQ 500 本、預算 HKD 30/本、交期 30 天、要有 FSC 認證。

有了明確需求,我就可以在展會官網上「篩選展商」。香港國際文具展的官網有「展商搜尋」功能,可以按產品類型、國家、認證等條件篩選。我輸入「筆記本」「精裝」「FSC 認證」,系統顯示有 80 家展商符合條件。

研究展商是指查看這 80 家展商的「公司資料」,包括公司規模、產品範圍、客戶案例、認證資格。我會優先選擇「有官網」「有客戶案例」「有認證」的展商,因為這代表他們比較專業。

最後我會「預約會面」。很多人不知道,香港國際文具展有「預約會面」功能,可以在展前跟展商預約時間,避免現場排隊等待。我會發郵件給目標展商,說明我們的需求和預算,詢問是否可以預約會面。通常我會預約 10-15 家展商,確保有足夠的選擇。

現場評估:產品品質、價格競爭力、供應能力

到了展會現場,很多人會被「精美的展位」「熱情的業務員」吸引,忘記評估「產品品質」「價格競爭力」「供應能力」。

我的現場評估分三步:看樣品、談價格、問產能。

看樣品是指仔細檢查產品的「材質」「工藝」「細節」。我會帶一個「放大鏡」,檢查印刷是否清晰、裝訂是否牢固、紙張是否平整。我還會帶一支「筆」,在樣品上試寫,看紙張是否滲墨、是否順滑。

我去年遇過一家展商,樣品看起來很精美,但我用放大鏡檢查,發現「燙金」有很多毛邊,「裝訂」有膠水溢出。我問業務員「這是你們的標準品質嗎」,他說「這是樣品,正式生產會更好」。我心想「樣品都做不好,正式生產能好到哪裡去」,最後沒有合作。

談價格是指詢問「報價」「MOQ」「付款條件」。我會直接問業務員「這個產品的 MOQ 是多少」「單價是多少」「付款條件是什麼」。如果業務員回答「要看數量」「要看設計」「要回公司報價」,我會覺得他們不夠專業,可能沒有「標準報價」。

我去年遇過一家展商,業務員說「我們的價格很有競爭力」,但我問他「具體是多少」,他說「要看數量」。我說「假設 MOQ 500 本,單價是多少」,他說「大概 HKD 25-35」。我說「差距這麼大,能不能給個準確的數字」,他說「要回公司報價」。我覺得這家展商不夠專業,最後沒有合作。

問產能是指詢問「月產能」「交期」「品質控制」。我會問業務員「你們的月產能是多少」「如果我下單 500 本,多久可以交貨」「你們有沒有 QC 流程」。如果業務員回答「產能很大」「交期很快」「品質沒問題」,我會追問「具體是多少」「有沒有證明文件」。

我去年遇過一家展商,業務員說「我們的月產能 10 萬本,交期 15 天」。我問他「能不能參觀工廠」,他說「可以,我們工廠在深圳」。後來我去深圳參觀,發現他們的工廠只有 3 條生產線,月產能根本達不到 10 萬本。我問他「為什麼跟你說的不一樣」,他說「那是我們集團的總產能,不是這個工廠的產能」。我覺得他們不誠實,最後沒有合作。

談判技巧:不要急著下單,多比較幾家

很多人在展會現場被業務員「遊說」,當場下單,結果回公司後發現「價格太貴」「品質不好」「交期延遲」。

我的談判技巧是「不要急著下單,多比較幾家」。我會告訴業務員「我對你們的產品很有興趣,但我需要回公司評估,會在展會結束後一週內回覆」。這樣可以避免「衝動下單」,也可以給自己時間「比較不同供應商」。

我去年參加香港國際文具展,預約了 12 家展商,現場又發現 3 家不錯的展商,總共評估了 15 家。展會結束後,我整理了一份「供應商比較表」,包括產品品質、價格、MOQ、交期、認證、產能等資訊。

我發現有 3 家展商的條件最好:

供應商 A:價格 HKD 28/本,MOQ 500 本,交期 25 天,有 FSC 認證,月產能 5 萬本 供應商 B:價格 HKD 32/本,MOQ 300 本,交期 20 天,有 FSC + ISO 9001 認證,月產能 8 萬本 供應商 C:價格 HKD 26/本,MOQ 1000 本,交期 30 天,沒有認證,月產能 3 萬本

我跟這 3 家供應商分別談判,最後選擇供應商 B。雖然價格比供應商 A 貴 14%,但 MOQ 更低,交期更短,而且有 ISO 9001 認證,品質更有保障。

談判時,我還會問「有沒有折扣」「能不能降低 MOQ」「能不能縮短交期」。很多業務員會說「價格已經是最低了」「MOQ 不能再低了」「交期不能再短了」,但如果你堅持,他們通常會「回公司請示」,最後給你一些優惠。

我去年跟供應商 B 談判時,他們的報價是 HKD 32/本,MOQ 300 本。我說「如果我下單 500 本,能不能給個折扣」,業務員說「要回公司請示」。第二天他回覆我「如果下單 500 本,可以降到 HKD 30/本」。我又問「能不能降到 HKD 28」,他說「HKD 29 是底線」。最後我們以 HKD 29/本成交。

展後跟進:索取樣品,參觀工廠,簽訂合約

展會結束後,很多人拿了一堆名片,回公司後就「束之高閣」,沒有跟進。我的展後跟進分三步:索取樣品、參觀工廠、簽訂合約。

索取樣品是指要求供應商寄送「正式樣品」,而不是展會上的「展示樣品」。展示樣品通常是「精挑細選」的,品質比正式生產的好。我會要求供應商寄送「3-5 個正式樣品」,並說明「這些樣品要跟正式生產的品質一致」。

我去年跟供應商 B 索取樣品,他們寄了 5 本筆記本給我。我仔細檢查,發現品質跟展會上的樣品一致,印刷清晰,裝訂牢固,紙張平整。我很滿意,決定繼續合作。

參觀工廠是指親自去供應商的工廠,檢查「生產設備」「品質控制」「工作環境」。我會要求供應商安排「工廠參觀」,並說明「我想看實際的生產流程,不是參觀樣品間」。

我去年去深圳參觀供應商 B 的工廠,發現他們有 5 條生產線,每條生產線有「品質檢查員」,每批產品都要經過「三次檢查」。我問他們「不良品率是多少」,他們說「低於 2%」。我覺得他們的品質控制做得很好,更加放心合作。

簽訂合約是指跟供應商簽訂「正式合約」,明確「產品規格」「數量」「價格」「交期」「付款條件」「品質標準」「違約責任」。我會要求供應商提供「合約範本」,並仔細檢查每一條條款,確保沒有「陷阱」。

我去年跟供應商 B 簽訂合約時,發現他們的合約寫「交期 20 個工作天」,但沒有說明「從什麼時候開始計算」。我問他們「是從下單開始計算,還是從付款開始計算」,他們說「從付款開始計算」。我要求他們修改合約,改成「從下單開始計算」,他們同意了。

2025 香港國際文具展的新趨勢

2025 年香港國際文具展於 1 月 6-9 日舉行,主題是「全新玩意與眾同樂」,預計有超過 2500 家全球展商參展。根據主辦單位的資料,今年展會有幾個新趨勢:

智能文具成為主流。很多展商展示「數碼筆」「智能筆記本」「APP 整合文具」,這些產品可以把手寫內容同步到雲端,方便管理和分享。

環保文具持續成長。越來越多展商推出「再生紙」「竹纖維」「石頭紙」等環保材質的文具,符合企業的 ESG 採購需求。

客製化服務更加靈活。很多展商提供「小批量客製化」服務,MOQ 從以前的 1000 本降到 300 本,甚至 100 本,方便中小企業採購。

我今年也會參加香港國際文具展,重點關注「智能文具」和「環保文具」,希望找到更多優質供應商,為公司提供更好的採購選擇。

做了七年採購經理,我發現參加展會不只是「看產品」,更是「建立關係」。很多優質供應商不會在網路上大量曝光,只在展會上展示產品。如果你能在展會上建立良好關係,未來合作會更順利。希望這篇文章能幫助大家在香港國際文具展中「高效採購」,找到最適合的供應商。

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